5 raisons pour lesquelles la gestion intelligente des documents dans le secteur de la construction constitue un atout

5 raisons pour lesquelles la gestion intelligente des documents dans le secteur de la construction constitue un atout

01/28/2019

Les entreprises œuvrant dans le secteur de la construction doivent gérer beaucoup de paperasse administrative. En fait, c’est un secteur qui a presque exclusivement recours aux documents papier. Les plans d’architecture et de projets, les contrats de fournisseurs, les factures, les lettres aux employés – de nombreux renseignements doivent être échangés, et si ceux-ci ne parviennent pas au destinataire à temps ou s’ils sont perdus en cours de route, cela peut coûter cher à l’entreprise

Bien que les entreprises optent de plus en plus pour les communications numériques, bon nombre de renseignements sont encore aujourd’hui imprimés et envoyés par la poste. Pour l’impression papier, la précision et le professionnalisme sont tout aussi importants que la vitesse d’envoi

Or, pour beaucoup d’entreprises, le système de gestion du courrier est souvent manuel, c.-à-d. que celui-ci est imprimé avant d’être regroupé, puis inséré dans des enveloppes.

Le courrier pourrait être expédié avec des pages manquantes – ou pire – des renseignements confidentiels pourraient parvenir au mauvais destinataire.

Heureusement, vous disposez d’un éventail d’outils pour remédier à cette situation. Les nombreux types d’outils informatisés offerts sur le marché permettent de centraliser la gestion du courrier sortant, tandis que de l’équipement pour la salle de courrier, comme les plieuses-inséreuses, permet d’accélérer et d’améliorer l’acheminement du courrier sortant. 

 

Pliage de lettres et insertion de documents dans les enveloppes

Une plieuse-inséreuse automatise la mise sous plis de documents et élimine les processus manuels qui exigent du temps et des ressources. Elle offre de nombreux avantages. Combinée au logiciel de gestion de courrier, elle permet d’améliorer la fiabilité et la sécurité du courrier sortant. 

En effet, voici cinq raisons pour lesquelles cette solution de gestion de courrier profitera à votre entreprise œuvrant dans le secteur de la construction : 

  1. Traitez le courrier en toute sécurité et fiabilité grâce à des processus de gestion de courrier qui garantissent la réception de l’envoi par le bon destinataire.
  2. Gagnez du temps en pliant les documents et en les insérant dans les enveloppes de façon automatique.
  3. Améliorez votre productivité en occupant votre personnel à d’autres activités à valeur ajoutée plutôt qu’à l’acheminement du courrier.
  4. Adoptez une démarche évolutive et dites au revoir aux anciens processus qui vous mettent des bâtons dans les roues.
  5. Gérez divers documents en passant d’un type d’envoi à un autre de façon harmonieuse. 

Les renseignements sont enregistrés à l’aide d’une technologie de codes à barres. Des marques optiques, lues par une plieuse-inséreuse intelligente, permettent de veiller à ce que chaque document soit envoyé au bon destinataire

Le pliage des documents et leur insertion dans des enveloppes exigent du temps et peuvent compromettre la précision et la livraison du courrier. Le secteur de la construction est un secteur florissant, et les plieuses-inséreuses peuvent vous aider à faire la différence grâce à des travaux précis et envoyés dans les temps.