Cinq façons dont l’automatisation du traitement du courrier améliore la relation client.

Cinq façons dont l’automatisation du traitement du courrier améliore la relation client.

12/03/2018

Chaque fois que vous interagissez avec le client, vous avez l’occasion de faire bonne impression, de répondre à ses besoins et de développer une relation durable qui vous permettra d’accroître vos revenus pour les années à venir. Chaque communication envoyée est importante. Or, la production de lettres, de brochures, de courriels, etc. exige du travail et du temps et est souvent source d’erreurs — surtout lorsque le processus se fait en plusieurs étapes. 

 

Heureusement, l’automatisation du courrier sortant permet de bien gérer les envois. Elle vous permettra de réaliser des économies de temps et d’argent et contribuera à la fidélisation des clients — voici cinq de ses avantages :

  1. Personnalisation — Le client préfère recevoir des communications ciblées et personnalisées. Il veut que les entreprises apprennent à le connaître et s’adaptent en conséquence; il pourrait même parfois s’agir d’une exigence pour le client. Or, cet objectif peut être difficile à atteindre lorsque vous envoyez vos communications de façon manuelle. Assurément, l’automatisation du courrier vous offre la possibilité de personnaliser davantage vos envois pour ainsi fidéliser votre clientèle.
  2. Choix du mode de communication — une campagne bien pensée peut être vouée à l’échec si les messages sont envoyés au mauvais moment par le mauvais canal. Vous ne serez pas en mesure de capter l’attention du client. Chaque client a des préférences quant au mode de réception du courrier – numérique, imprimé ou des deux. Il peut devenir difficile de gérer ces préférences quand les processus sont manuels et que chaque canal est traité séparément. Un logiciel de gestion des flux de documents permet de centraliser les communications et de gérer les préférences de la clientèle.
  3. Rapidité — Il est normal que vous vouliez transmettre les renseignements aux clients le plus vite possible, mais le fait de devoir gérer la production, l’impression et la préparation d’un envoi manuellement peut ralentir ce processus. Grâce aux outils numériques, il vous suffit d’entrer les particularités de l’envoi dans le système, de choisir un modèle de communication et de le personnaliser pour ensuite l’envoyer au client en tenant compte de ses préférences.
  4. Apparence professionnelle — Un logiciel de gestion des flux de documents permet de créer des communications créatives et cohérentes.  Optimisez chaque envoi en y ajoutant des couleurs, des images et des logos. Quelle que soit la taille de votre entreprise, la centralisation des communications vous permettra d’envoyer des documents d’apparence professionnelle avec un contenu cohérent.
  5. Meilleure coordination — Il est logique d’envoyer différentes communications imprimées destinées au même client en même temps. Or, il arrive souvent que chaque message soit envoyé séparément, ce qui constitue non seulement un gaspillage de papier et d’affranchissement, mais donne également au client une impression de désorganisation. Les outils numériques permettent de regrouper les communications dans un seul envoi. C’est un moyen de traitement du courrier efficace et rentable qui transmet une image crédible et cohérente de l’entreprise.