Comment améliorer la sécurité de vos communications sortantes

Comment améliorer la sécurité de vos communications sortantes

10/08/2018

Commettre des erreurs en matière de communications d’entreprises peut non seulement être embarrassant et coûteux, mais également compromettre la sécurité des données. Si des brochures marketing ne parviennent pas aux bons destinataires, vous engendrerez un gaspillage d’argent et entacherez votre crédibilité auprès du client qui a reçu des renseignements erronés sur un produit. Pire encore, ce client pourrait avoir accès à des renseignements confidentiels qui ne devraient pas être divulgués.

Le processus de production, de regroupement et de distribution manuels des communications peut être laborieux et susceptible d’entraîner des erreurs, et celles-ci peuvent être fatales pour votre entreprise quand les enjeux sont élevés. La précision et la sécurité du contenu et de la livraison sont essentielles au processus d’envois postaux. Une entreprise doit faire tout en son pouvoir pour réduire les erreurs au minimum afin de garantir que les documents parviendront au bon destinataire. Pour améliorer la sécurité de ses communications sortantes, elle doit réévaluer ses processus de communication et mettre en place des solutions numériques qui reposent sur un suivi et des rapports solides.

Intégrité des communications

Pour que le message atteigne la bonne personne, les processus doivent définir quel document va dans quelle enveloppe. La production d’une preuve de livraison et la mise en œuvre d’un historique des interventions du début à la fin du processus permettront d’atteindre un degré d’intégrité supérieur. Le logiciel de gestion des flux de documents aide à atteindre ces objectifs en triant et en rassemblant les documents pour chaque destinataire et en sécurisant le contenu de chaque envoi postal au moyen de codes à barres à insertion intelligente.

Sécuriser le contenu des documents : Une solution numérique

En optant pour un processus automatisé et numérisé plutôt que manuel, vous profiterez de deux outils de suivi pour vous aider à améliorer la sécurité de vos communications sortantes :
- Codes à barres intelligents : des marques optiques, comme des codes à barres, sont ajoutées à chaque envoi. Celles-ci sont lues par une plieuse-inséreuse intelligente pour contrôler l’insertion des documents dans chaque enveloppe.
- Signatures électroniques : elles servent à confirmer que chaque envoi est arrivé à destination.
Pour des raisons de confidentialité et de protection des données ainsi que pour satisfaire la clientèle, il est important que chaque entreprise suive un processus pour sécuriser le contenu de ses envois postaux. En optant pour des processus automatiques et numériques plutôt que manuels, une entreprise peut contrôler le contenu de ses enveloppes en plus d’en faire le suivi et améliorer la sécurité générale de ses communications sortantes.