Comment gagner du temps lors de la gestion du courrier sortant?

Comment gagner du temps lors de la gestion du courrier sortant?

08/13/2018

Les entreprises doivent fréquemment communiquer avec un grand nombre d’intervenants, y compris les clients, les fournisseurs, les autorités fiscales et les organismes de réglementation, et ce, au moyen d’un éventail toujours croissant de canaux de communication. 

L’inefficacité des processus manuels

De nombreuses organisations – surtout les plus petites – ont tendance à faire presque exclusivement appel à des processus manuels pour gérer les communications sortantes. Le traitement des communications par courrier postal y est réalisé à la main, et les correspondances numériques, comme les courriels, sont rédigés un à un, auxquels chaque document important est joint de façon individuelle. Cette méthode de gestion des communications sortantes n’est pas des plus efficaces, car :


• Elle nécessite beaucoup de ressources : l’ensemble du processus demande énormément de temps et mobilise souvent une équipe entière. 
• Les préférences de l’entreprise ont préséance sur celles des intervenants : ceux-ci souhaitent probablement qu’on communique avec eux comme ils le souhaitent, mais les entreprises peuvent avoir de la difficulté à adapter leurs processus manuels. Les clients sont donc moins enclins à s’exprimer. 
• Délais de paiement plus longs : si l’envoi des factures prend plusieurs jours, la réception des paiements prendra quelques jours de plus. 
• Les erreurs sont possibles : lorsque les employés doivent se dépêcher à transmettre les communications, le risque d’erreur humaine est décuplé. L’envoi de mauvais renseignements au mauvais destinataire peut ternir la réputation d’une entreprise. 

La transmission de communications multicanales fluide requiert l’emploi de technologies efficaces 

Une stratégie de communication efficace permet aux intervenants de choisir la façon dont ils souhaitent être joints. Comme les préférences peuvent cependant changer pour chaque envoi d’informations, les entreprises doivent être capables de transmettre des messages par l’intermédiaire de plusieurs canaux. Pour ce faire, elles peuvent notamment employer des outils infonuagiques. Les solutions qui automatisent l’envoi de communications permettent aux utilisateurs de gérer les lots sortants dont le volume varie en seulement quelques clics. Ces solutions sont d’une grande polyvalence et permettent de transmettre les communications selon les préférences du destinataire, ce qui réduit grandement le besoin d’une intervention humaine. Elles permettent aux entreprises de réaliser  d’importants gains de temps et d’affecter leurs ressources humaines à des tâches plus importantes tout en garantissant l’exactitude des communications et de leur destination. 
En passant moins de temps à gérer l’envoi des communications, les entreprises peuvent passer plus de temps à personnaliser leurs documents. Cette solution accroît non seulement la satisfaction et la mobilisation des intervenants, mais également la fidélisation de la clientèle. Au bout du compte, les entreprises qui font appel à toutes les méthodes de communication possibles constatent une augmentation de leurs revenus. Les intervenants et les clients qui se sentent appréciés et écoutés sont moins susceptibles d’éprouver de la frustration et sont plus enclins à établir une relation durable qui s’avérera avantageuse pour toutes les parties.