Comment perfectionner vos processus de gestion du courrier internes

Comment perfectionner vos processus de gestion du courrier internes

03/25/2019

Lorsque le volume de colis entrants augmente, vos employés qui œuvrent dans la salle du courrier peuvent craquer sous la pression. Pour les entreprises qui vendent leurs produits en ligne, les hausses fulgurantes du nombre de colis peuvent être saisonnières et causées par un retour accru de marchandises à la suite d’une période de pointe. Pour d’autres, cette hausse est occasionnée par la popularité grandissante des achats en ligne et la commodité de la livraison de ceux-ci au travail, ce qui fait exploser le nombre de colis dans la salle du courrier.  

En fait, selon une étude réalisée en Australie, jusqu’à 50 pour cent des salariés reçoivent leurs commandes personnelles au travail. Le maire de Londres, Sadiq Khan, a récemment indiqué que cette pratique entraîne une congestion routière dans les rues de la capitale. Le problème est d’une telle ampleur qu’il arrive souvent que des employeurs interdisent la réception de colis personnels sur les lieux de travail.

Tâches manuelles et multitraitement

La gestion du courrier entrant pose plusieurs défis. Par exemple, il peut être difficile d’identifier un destinataire et de le localiser. Et c’est sans compter les problèmes de communication et de livraison. Toutes ces tâches manuelles obligent les employés des services de livraison à manipuler plusieurs fois le même article. Cette situation peut être tout aussi frustrante pour les employés de la salle du courrier que les destinataires. 

Des paquets peuvent demeurer « coincés » dans le système, être livrés à la mauvaise adresse ou même être perdus. Vos employés doivent donc essayer de régler les problèmes et de remplacer les articles perdus au lieu de s’adonner à des activités plus productives. Naturellement, tout cela entraîne des coûts évitables. À l’aide d’un procédé automatique efficace, vous serez en mesure d’alléger les pressions en plus de simplifier et d’accélérer l’acheminement du courrier entrant. 

Gagnez en visibilité et en fiabilité grâce à un processus de suivi des colis interne

Un système de suivi des colis interne vous permet de suivre vos colis depuis leur envoi jusqu’à leur livraison. Il permet à vos employées d’avoir accès à un système fiable de suivi du processus de livraison et protège toutes les parties en offrant transparence et visibilité du début à la fin de la livraison de chaque colis, en plus de fournir un accusé de livraison. 

Ce système est composé d’un logiciel d’enregistrement et d’étiquetage, de lecteurs optiques portatifs pour suivre le statut des envois en temps réel ainsi que d’un logiciel de suivi pour consulter l’historique et obtenir un accusé de livraison (lorsque le destinataire appose sa signature).  

En optant pour un procédé complet de livraison et de réception de courrier, vous réaliserez des économies de temps, en plus de fournir un service de haute qualité à vos clients. Lorsque votre salle du courrier explose de colis, réagissez de façon efficace.