Faites le suivi de vos frais d’affranchissement!

Faites le suivi de vos frais d’affranchissement!

08/27/2018

La gestion des coûts est un aspect crucial de la gestion d’une entreprise.Toutes les activités commerciales peuvent entraîner des coûts qui, s’ils ne sont pas contrôlés, peuvent compromettre la rentabilité d’une entreprise. 

Quels sont les coûts d’exploitation d’une entreprise?

Les coûts d’exploitation d’une entreprise peuvent être répartis dans plusieurs catégories :

• Coûts variables : changent selon le volume de production, p. ex. commander davantage de fournitures afin de répondre à une hausse du volume de commandes.
• Coûts fixes : demeurent constants, peu importe le rendement de l’entreprise, comme le loyer et les salaires. 
• Coûts directs : coûts attribuables aux processus liés à un produit ou à un service particulier (peuvent comprendre des coûts fixes et variables).
• Coûts indirects : coûts qui ne sont associés à aucun processus particulier. Il peut s’agir, par exemple, de coûts associés à une dépréciation ou de frais administratifs. 

Le courrier postal : un canal de communication encore important 

Toutes les entreprises communiquent avec leurs clients et leurs intervenants par divers canaux de communication. Bien que les canaux numériques aient pris de l’ampleur au cours de la dernière décennie, la correspondance physique demeure un processus de communication important. De nombreux clients préfèrent la tangibilité des documents papier, et le courrier postal constitue le moyen de communication le plus efficace pour communiquer avec certaines tranches de la population. Même le réseau social Facebook, reconnu pour ses processus numériques novateurs, a récemment lancé un magazine imprimé afin de se rapprocher de son auditoire de cadres. 

Les machines à affranchir permettent de suivre les coûts et d’accroître l’efficacité 

La façon dont les entreprises gèrent la distribution du courrier sortant peut grandement influencer leurs ressources. Le processus de distribution manuelle du courrier consiste notamment à apposer des timbres prépayés à chaque enveloppe. Cette étape demande beaucoup de temps, devient plus fastidieuse à mesure que le volume de courrier augmente et est susceptible d’entraîner des erreurs d’affranchissement qui empêcheront les lettres d’atteindre leur destination ou qui obligeront l’entreprise à payer davantage de frais. En outre, ce processus oblige souvent les employés à se déplacer pour procéder à l’achat de timbres, ce qui constitue un autre fardeau pour les ressources humaines. Ces facteurs compliquent le suivi et le contrôle des frais postaux. 

L’utilisation d’une machine à affranchir constitue une façon relativement simple de gérer les coûts. Les utilisateurs passent l’enveloppe ou la vignette d’affranchissement dans une machine qui affranchit correctement celles-ci. L’exactitude du processus est garantie par des plateaux de balance intégrés qui veillent à ce que les utilisateurs ne paient jamais un montant supérieur au montant d’affranchissement réel. Les tarifs d’affranchissement sont souvent inférieurs au prix des timbres, et les sociétés postales locales, comme la Royal Mail du Royaume-Uni et La Poste de France, offrent des services d’affranchissement spécialisés qui peuvent réduire davantage les coûts. Ce type de machine permet également aux utilisateurs d’éviter les files d’attente au bureau de poste. Les machines à affranchir permettent également aux entreprises d’imputer des frais à des postes ou à des services précis en toute facilité en vue de calculer les frais postaux directs d’un processus particulier.