Gestion du courrier sortant : huit bonnes raisons de passer au numérique

Gestion du courrier sortant : huit bonnes raisons de passer au numérique

07/09/2018

Comme les entreprises communiquent avec leurs clients par divers canaux, la gestion individuelle de ceux-ci pourrait être coûteuse et prendre beaucoup de temps. Dans ce blogue, nous expliquons les avantages de la numérisation pour optimiser la gestion des communications avec votre clientèle.

De nombreuses entreprises accumulent les différents canaux de communication au fil du temps : au début, elles privilégient le courrier physique, puis passent aux courriels, pour enfin faire appel aux médias sociaux. Cette progression naturelle entraîne l’utilisation de processus distincts pour différents canaux de communication (tels que l’impression et le courrier électronique) ainsi que l’adoption de différents types de communications (p. ex. pour le marketing ou la facturation). 

Grâce à la numérisation, les entreprises peuvent centraliser et automatiser certains aspects de la gestion du courrier sortant en regroupant la préparation et la distribution des communications au même endroit pour une gestion plus cohérente, pratique et efficace. C’est une approche qui offre toute une gamme d’avantages, y compris les huit suivants :

  1. Communications multicanales : Les clients interagissent avec les entreprises par divers canaux numériques et physiques et, dans un monde idéal, les entreprises utilisent ceux-ci de manière cohérente et transparente. La gestion informatisée du courrier peut être utile, car elle permet de rassembler l’information provenant de diverses sources au sein de l’entreprise et de transmettre chaque communication au bon canal. C’est un choix avisé pour les entreprises qui cherchent à concevoir une stratégie de communication multicanale et à la mettre en œuvre de façon efficace.
  2. Approche personnalisée : Les clients s’attendent à ce que les entreprises les comprennent et communiquent avec eux de façon personnelle. Grâce aux processus automatisés, vous pourrez envoyer des messages personnalisés sans devoir modifier ni créer manuellement des messages pour chaque canal.
  3. Satisfaction des préférences de la clientèle : Il s’agit d’une solution efficace pour optimiser les communications multicanales; en laissant le client choisir la façon dont il souhaite être joint, l’entreprise améliore la satisfaction de la clientèle.
  4. Moins d’erreurs : Lorsqu’une entreprise fait appel à différents processus de transmission des communications, elle est plus susceptible de commettre des erreurs. Un seul outil de gestion des communications vous permet de mieux contrôler le processus et d’envoyer des messages plus précis et cohérents.
  5. Transparence : Un outil de communication centralisé permet aux intervenants d’avoir une vue d’ensemble sur l’état des communications avec la clientèle.
  6. Gains de temps : Une solution de gestion du courrier centralisée peut faire gagner beaucoup de temps à votre entreprise sur le plan de la préparation et de l’envoi des communications.
  7. Réduction des coûts : L’usage approprié du courrier électronique à la place du courrier postal permet d’économiser sur les coûts d’impression et d’affranchissement. En outre, le regroupement des documents imprimés pour un même client permet de réduire les frais postaux inutiles.
  8. Stimulation de la croissance du chiffre d’affaires : Voilà un avantage très profitable. C’est simple : comme les clients reçoivent plus rapidement des soumissions par l’entremise de leur canal préféré, votre chiffre d’affaires ne peut que s’en porter mieux. De plus, une communication efficace avec vos clients et l’envoi automatique des factures peuvent accroître vos ventes de manière exponentielle.