Qui a mon colis entre les mains ?

Qui a mon colis entre les mains ?

01/24/2018

Certaines organisations reçoivent des centaines de colis et autres livraisons quotidiennement. Les colis sont souvent envoyés à une salle de courrier centralisée, où les employés sont chargés de trier et de classer manuellement la correspondance afin de s’assurer qu’elle est acheminée au bon destinataire.

Lorsque l’on pense aux organisations qui couvrent de nombreux sites et campus, telles que les universités, le traitement manuel des articles en transit ajoute un niveau de complexité pouvant prolonger le temps de livraison interne.

Non seulement le processus est lent et inefficace – sans compter que les destinataires attendent probablement leur article depuis plusieurs jours – mais la probabilité d’une erreur humaine implique le risque que des colis et des articles confidentiels se perdent.

Les livraisons tardives ou égarées constituent des défis auxquels font face toutes les organisations, mais alors que vous n’avez que peu de contrôle sur le service de messagerie ou de courrier utilisé pour transporter le colis d’un point A à un point B, toute inefficacité au point B est auto-infligée et doit être examinée.

La numérisation de la gestion des livraisons entrantes profite à tous

Recourir aux solutions numériques capables de scanner, localiser et enregistrer automatiquement la position exacte d’un colis au sein d’une entreprise signifie que les destinataires n’ont jamais de doute quant à la livraison de leur colis.

Dès que les colis sont enregistrés dans la salle du courrier, les destinataires reçoivent un avis au moyen d’un courriel automatisé, ainsi que des mises à jour envoyées en temps réel à mesure que les colis franchissent chaque point de contrôle. L’avis peut indiquer par exemple son arrivée initiale dans la salle du courrier ou son entrée dans le site ou le service approprié. La capacité de signer de façon électronique à la réception des produits complète la chaîne numérique et signifie que l’ensemble du processus se fait entièrement sans papier.

Ce système facilite également la vie de ceux qui travaillent dans la salle du courrier et des personnes en charge du transport vers chaque point de contrôle. Grâce à l’utilisation de scanneurs et detraqueurs portatifs, les employés peuvent simplement enregistrer les colis au moyen de la technologie de code à barres – et ceux qui ne possèdent pas de codes à barres ont la possibilité d’en créer et d’en imprimer facilement. Cette méthode élimine le classement manuel et chronophage, et comprend des systèmes capables de déterminer où les articles doivent se trouver et comment les aider à s’y rendre.

À chaque point de contrôle, les codes à barres sont scannés, et les renseignements comme l’heure, la date et le numéro de série sont enregistrés. Ces renseignements sont stockés dans une base de données centrale qui peut être consultée sur un portail Web. Les données permettent aux utilisateurs d’analyser leurs processus, d’identifier la présence de goulots d’étranglement et de déterminer la meilleure façon de les supprimer.

Les scanneurs portatifs dotés de caméras intégrées peuvent également aider à régler des litiges liés à l’état des colis livrés. Trop souvent, les colis sont endommagés lors du transport, et les torts reviennent injustement à l’employé qui effectue la livraison finale. Si des photos peuvent être prises à chaque point de contrôle, les employés ont la preuve que le dommage s'est produit en amont de la chaîne.

Principaux avantages d’un outil numérique de suivi des colis

  • Le tri automatique des articles entrants, quelle que soit leur dimension ou leur contenu, constitue un gain d’argent et de temps.
  • Les articles sont localisés numériquement avec l’heure, la date et le numéro de série, réduisant considérablement la fréquence des colis égarés
  • Localiser les colis dans les bâtiments et dans de nombreux sites en centralisant la fonction
  • Les dispositifs de balayage manuels offrent aisance et souplesse à ceux en charge du traitement
  • Les signatures électroniques assurent un suivi numérique de bout en bout totalement sans papier
  • L’enregistrement détaillé du processus permet d’identifier les goulots d’étranglement et favorise la rationalisation des processus au sein des organisations.