Se préparer à l’avenir numérique dans le secteur des soins de santé

Se préparer à l’avenir numérique dans le secteur des soins de santé

02/25/2019

Les entreprises et les établissements de tous les secteurs délaissent les processus manuels dépassés et fastidieux au profit de l’automatisation et de la numérisation. Tandis que certains sont confrontés à des pressions externes et doivent se conformer aux exigences réglementaires, d’autres font face à des pressions induites par les activités de vérification interne qui mènent à des gains de rendement ainsi qu’à des économies de coûts et de temps

Or, il arrive souvent que ces vérifications ne tiennent pas compte de la gestion des communications sortantes par canaux multiples, qui demande du temps et de l’argent. Dans le secteur des soins de santé, l’ampleur de la tâche et le contenu des envois constituent souvent des facteurs importants dont il faut tenir compte. 

 

Gestion du courrier sortant : Raisons de passer au numérique

En passant au numérique, vous pourrez gérer le courrier de manière centralisée et automatisée pour garantir une cohérence, une efficacité et une sécurité améliorées. En suivant les pratiques exemplaires, vous pourrez tirer parti d’une multitude d’avantages dans le secteur des soins de santé, y compris ces quatre principaux avantages :

  1. Centralisation – Il arrive souvent que plusieurs services soient responsables d’envoyer les communications clients, ce qui peut entraîner un dédoublement des efforts et un chevauchement du contenu. Un logiciel Web de gestion des communications sortantes acheminées par voies postales ou électroniques permettra au personnel autorisé d’avoir accès à une vue unifiée de l’état et du contenu des envois.
  2. Sécurité – Vous devez impérativement protéger les renseignements personnels des patients et vous conformer aux règles de protection des données. Souvent, les communications imprimées sont composées de plusieurs pages, et les patients doivent recevoir les bonnes pages. Les plieuses-inséreuses intelligentes reçoivent des commandes directement du logiciel de gestion des flux de documents. Ce processus garantit, grâce à un suivi, que le bon document est envoyé au bon destinataire.
  3. Réduction des erreurs – Lorsque la saisie de renseignements sur les patients se fait au moyen de sources de données distinctes, des erreurs peuvent se produire. Un seul outil de gestion des communications vous permet de mieux contrôler le processus et d’envoyer des messages plus précis et cohérents.
  4. Économies de coûts et de temps – Le passage au numérique permet de réduire le temps consacré à la préparation et à la distribution des communications. Ce processus automatisé vous permettra également de réaliser une économie de coûts. En effet, lorsque vous envoyez des courriels au lieu de courrier imprimé, vous économisez sur les frais d’impression et d’affranchissement. Si vous devez envoyer des communications par la poste, vous pouvez réduire le nombre d’envois en regroupant les documents destinés à un même patient.

Des communications cohérentes et précises constituent la clé du succès d’un établissement, en particulier dans le domaine de la santé. Chaque message doit être clair et envoyé au bon destinataire. Lorsque vous devez envoyer des centaines, voire des milliers de documents, la vérification de l’insertion des documents dans les enveloppes peut constituer un défi

Il importe que vous fassiez preuve de rigueur. Adoptez des processus plus sécuritaires et transparents qui vous permettront d’ajouter des codes à barres sur les documents imprimés pour ainsi mieux suivre vos envois. Les outils numérisés de gestion du flux documentaire sont souvent compatibles et peuvent accroître l’efficacité et la sécurité s’ils sont utilisés ensemble. Vous aiderez ainsi le secteur des soins de santé à passer au numérique.