November 20th, 2014

Le logiciel de gestion des sorties aide Groupe Deschênes à atteindre ses objectifs

Logiciel Print Machine et DS-200

France Gendron avait un rêve. Contrôleur chez Groupe Deschênes, elle souhaitait automatiser et centraliser un processus de facturation décentralisé, manuel et long. En raison de volumes annuels de près d’un million d’enveloppes, elle avait besoin de faire parvenir aux clients les factures et les relevés mensuels plus rapidement tout en améliorant l’efficacité et en réduisant les coûts. L’une des 50 sociétés les mieux gérées au Canada, Groupe Deschênes est un important distributeur de produits pour les services d’eaux souterraines ainsi que les secteurs de la plomberie, la protection contre l’incendie, la climatisation HVAC et l’électricité. Avec plus de 1 300 employés et des ventes annuelles dépassant 500 millions de dollars, l’entreprise montréalaise compte 98 points de vente à l’échelle du pays afin de servir ses clients industriels, commerciaux et résidentiels.

 

« Je n’étais pas certaine que l’automatisation était possible, mais c’était mon rêve », se rappelle Mme Gendron. Comme chacun des huit centres de profit de la compagnie traitait le courrier individuellement, Mme Gendron était consciente qu’il y avait des pertes d’efficacité. Six de ces centres avaient un fonctionnement entièrement manuel, en faisant appel à du personnel pour imprimer, plier, insérer et estampiller les enveloppes à la main. Un de ces centres avait recours à une vieille plieuse et un autre possédait une petite plieuse-inséreuse ne pouvant prendre que trois feuilles à la fois. Puisque certains relevés comportent 50 pages, cela signifiait un travail long, coûteux et exigeant en main d’œuvre. Mme Gendron estime qu’il en coûtait l’équivalent de deux employés à temps plein pour expédier le courrier chaque année.

 

« Et c’était franchement une tâche fastidieuse », affirme-t-elle. « Personne n’aimait se charger du courrier et bien qu’elle soit essentielle, cette tâche n’était pas la meilleure façon de tirer parti du temps et des compétences de chaque personne. » Tout a changé grâce à une solution Neopost comprenant de l’ameublement, une inséreuse de haute production DS-200 et le logiciel de gestion des sorties PrintMachine.

 

Aujourd’hui, tout le courrier est traité au siège social par un processus automatisé et rationalisé. Et aux dires du contrôleur chez Groupe Deschênes, les gains d’efficacité, de temps et d’argent sont incroyables. Il n’a pas été facile de mettre en œuvre un changement de cette envergure. Mme Gendron et ses collègues ont eu à relever plusieurs défis en cours de route. En passant en revue leurs options, ils ont envisagé la sous-traitance. Mais après la rencontre avec deux entreprises régionales de gestion de courrier, ils se sont rendu compte que leurs données étaient trop sensibles et que le délai d’exécution de 72 heures était trop long. Après avoir décidé de traiter tout le courrier au siège social, ils ont d’abord rencontré un autre fournisseur bien connu et, ensuite Neopost, pour examiner les options d’équipement. Ils se sont empressés de visiter des sites clients pour voir des démonstrations des solutions proposées par les deux entreprises.

 

« Il comptait, pour nous, d’observer les systèmes en action et de parler aux opérateurs », explique Mme Gendron. La démonstration de Neopost avait bien démarré, mais la plieuse inséreuse DS-200 proposée s’est brusquement arrêtée en pleine marche. L’opérateur a contacté le centre de service à la clientèle bilingue de Neopost pour obtenir de l’aide et Sylvain Desrosiers, le technicien de service régional, a rappelé après quelques minutes. Le technicien a dépanné au téléphone, se souvient Mme Gendron, et en peu de temps, la DS-200 était remise en marche. « L’aide reçue a été très impressionnante et a décidément accru notre confi ance. »

 

Après avoir examiné les options d’équipement, il fallait ensuite parler logiciel. Mme Gendron et ses collègues des TI ont élaboré 11 règles opérationnelles. Les besoins étaient à la fois simples et exigeants : une automatisation maximale et une intervention manuelle minimale. « De plus, nous devions savoir exactement ce qui entrait dans chaque enveloppe», ajoute Mme Gendron. Ils ont découvert que Print Machine, la solution de gestion des sorties de Neopost, offrait la plus récente technologie des codes à barres 2D, ce qui rendait cette option plus polyvalente comparativement à tout ce qui était offert sur le marché.

 

Print Machine pouvait gérer automatiquement tous les éléments du processus de création de documents afin de réaliser des communications personnalisées sans aucune intervention manuelle. Ce logiciel pouvait même créer des champs supplémentaires comme le nombre de documents et de clients, la langue du client, le nom du centre de profi t et si le document à insérer dans l’enveloppe était une facture ou un relevé. « La solution de Neopost nous a convaincus que chaque client recevrait les bons documents dans leur enveloppe, à tout coup », déclare Mme Gendron. Or, les économies d’argent étaient tout aussi importantes à ses yeux.

 

« Nous avions l’habitude de dépenser 15 000 $ par trimestre en frais postaux », raconte-t-elle. « Ces frais sont passés à 10 000 $, ce qui représente une énorme économie de 33 %. » L’automatisation constitue un autre avantage inestimable. Les ordinateurs des huit centres de profit commencent maintenant à envoyer leurs données au siège social les vendredis après-midi et PrintMachine imprime sans tarder les relevés et les factures à 7 h les lundis matin; ainsi, lorsque l’opératrice arrive à 8 h 30, elle peut démarrer la DS-200. « J’ai confiance que lorsque j’arrive au travail le lundi matin, le travail d’impression sera en cours », dit Lucie Boissonneault. L’un des avantages les plus importants, quoique tout à fait imprévu, de la solution Neopost est l’effet que celle-ci a eu sur les employés du Groupe Deschênes.

 

« J’aime maintenant mon travail encore davantage », lance Mme Boissonneault. « Se charger du courrier est plaisant, rapide et à la fine pointe. PrintMachine et la DS-200 exécutent le gros du travail pour moi ; je peux donc consacrer du temps à d’autres tâches intéressantes. » « Tous nos employés qui traitaient le courrier auparavant effectuent désormais du travail à valeur ajoutée », ajoute Mme Gendron. « Ils sont plus heureux et nous de même. La motivation et la productivité n’ont jamais été aussi grandes. »

 

Et c’est Mme Boissonneault qui traite maintenant ces millions de relevés et de factures. Le travail qui auparavant équivalait à deux employés à temps plein par année est maintenant effectué en une journée par semaine. De plus, le travail est exécuté sur une seule imprimante au lieu de huit, ce qui représente d’autres économies d’argent, souligne Mme Gendron.

 

« Le logiciel et l’équipement matériel sont faciles à utiliser », renchérit Mme Boissonneault. Mme Gendron apprécie également les capacités de prévision du logiciel PrintMachine. Le panneau de commande lui indique les tendances d’achat jour après jour, soit ce qu’achète tel client en particulier, et aide au réapprovisionnement et à la constitution de stocks de produits en demande ainsi qu’à la vente des stocks excédentaires. Elle réfléchit aux progrès faits par Groupe Deschênes depuis qu’elle a vu la démonstration Neopost.

 

« Très souvent, tout revient au service. Nous avions des attentes assez élevées après avoir vu M. Desrosiers réussir le dépannage au téléphone et nous continuons à obtenir le haut niveau de service auquel nous nous attendions. Il n’y a pas que l’étape de pré-vente qui nous a enchantés, mais également le service après-vente continu. » Mesdames Gendron et Boissonneault ont été emballées lorsque Neopost a été en mesure d’ajouter un autre volet à sa solution matérielle et logicielle à l’aide d’armoires et de mobilier personnalisés. « Nous souhaitions créer une salle du courrier insonorisée, intégrée dans l’aire principale du bureau », rappelle Mme Gendron. « Nous ne voulions pas isoler Lucie en la faisant travailler au sous-sol. Elle joue un rôle essentiel au sein de notre équipe. » « Ma salle de courrier est magnifique », affirme Mme Boissonneault. « Elle est silencieuse et à la fine pointe de la technologie ; tout ce dont j’ai besoin y est à portée de main. » « Nous rêvions d’une automatisation complète. Maintenant, grâce à Neopost, notre rêve s’est réalisé», dit Mme Gendron en souriant.